FONDATION PARTAGE & VIE

Partage et Vie est une fondation reconnue d’utilité publique, à but non lucratif. Créée il y a plus de 20 ans, elle est un acteur majeur du secteur médico-social en France. Issue de l’engagement social historique des Caisses d’Épargne, elle perpétue une tradition de service et de soin aux personnes fragiles, en particulier les personnes âgées et les personnes en situation de handicap. Elle gère aujourd’hui 127 établissements, principalement des EHPAD. Près de 6500 professionnels sont engagés au quotidien pour la qualité de vie et la dignité des personnes qu’elle sert.

Excel est utile sur le terrain, mais fait perdre du temps à tout le monde 

Conscient de l’obsolescence et de l’inefficacité de son processus de paie, la Fondation Partage et Vie a pris l’initiative de s’équiper d’une solution de gestion des temps et de planning.

Historiquement, le processus était géré au niveau des établissements avant d’être centralisé et reposait essentiellement sur l’utilisation d’Excel. Ce traitement chronophage exigeait plusieurs étapes de saisie et de vérification, et était potentiellement source d’erreurs. L’insuffisance de maîtrise des règles de gestion et de contrôle a pu être source de pratiques non homogènes et de questions des salariés sur leur bulletin de paie.

Le projet, lancé en réponse à cette situation, visait à instaurer un système fiable et efficace. L’objectif était double : d’une part, sécuriser la paie, et d’autre part, centraliser la gestion des temps avec des règles uniformes et équitables pour tous les établissements. En simplifiant le processus de gestion des temps, la Fondation aspirait non seulement à améliorer la fiabilité de la paie, mais aussi à alléger le quotidien des gestionnaires de paie.

Cette transformation était nécessaire pour résoudre les problèmes, mais aussi jeter les bases d’une gestion plus transparente, renforçant ainsi la confiance et la satisfaction des employés.

Proximité et engagement : les défis du métier

La taille de notre structure est une contrainte importante. Avec près 13000 paies générées chaque mois, en intégrant les CDD, la gestion du temps est un enjeu majeur qui nécessite une organisation sans faille.

Octime avait déjà fait l’objet d’un premier déploiement quelques années auparavant, mais sans succès en raison de l’absence d’approche unifiée et du manque de sponsoring. Conscient des besoins et convaincu des aptitudes de la solution Octime, le projet a été relancé avec une nouvelle vigueur et une planification stratégique. Le contexte post-COVID a accéléré la digitalisation et a été le catalyseur de cette relance.

Une partie clé du projet était de former un grand nombre d’utilisateurs – environ 500 personnes réparties dans 120 établissements. La formation a été soigneusement planifiée et structurée, avec un accent particulier sur la conduite du changement. Un véritable investissement a été réalisé dans la création de supports utilisateurs personnalisés et dans l’organisation de formations en deux sessions pour maximiser l’apprentissage et l’adaptation.

La réussite du projet dépendait fortement de l’engagement des utilisateurs et du support interne. Heureusement, grâce à une planification efficace et à une méthodologie de déploiement optimale, nous avons pu non seulement déployer Octime de manière efficace, mais aussi assurer que chaque établissement soit pleinement engagé et soutenu tout au long du processus. Ce succès a été salué jusqu’à la réputation du support, signe clair de la satisfaction des utilisateurs.

L’engouement et l’ampleur du projet ont conduit à une décision opportune de changer le système de paie en parallèle, afin d’optimiser l’ensemble de la chaîne de valeur et d’harmoniser les processus de gestion des ressources humaines.

C’était ambitieux, mais ce fut géré avec soin et stratégie, avec un accent sur l’implication des salariés pour assurer une transition réussie.

Les moyens de nos ambitions

Nous avons décidé de nous faire accompagner en raison d’un manque de ressources internes spécialisées. Avec une équipe RH restreinte et des projets d’une telle envergure, il était essentiel de s’entourer de spécialistes pour garantir le succès du projet. Charlotte Cohen était chargée de la gestion de projet et l’expertise de Temps d’Avance a été sollicitée en GTA.

La consultation de Temps d’Avance a débuté très tôt, pour poser les scénarios de déploiement par vague, puis élaborer le cahier des charges et analyser la proposition d’Octime. Leur expertise s’est montrée déterminante pour le succès du projet, en particulier pour la formation des utilisateurs, la conception de supports de formation personnalisés, et l’organisation des sessions de formation. Ce processus a été minutieusement planifié et structuré, avec des sessions d’accompagnement pour répondre aux questions et aider les employés à s’adapter au nouvel outil. L’approche adoptée était axée sur la « dédramatisation » du changement afin de s’assurer que les employés comprennent le fonctionnement général et la philosophie de l’outil.

Un changement majeur a été la centralisation des horaires, avec l’introduction de codes horaires génériques, conjugués avec la décentralisation de la gestion des cycles, donnant aux établissements la responsabilité de créer et d’affecter ces cycles à leurs employés.