L’utilisation d’une badgeuse est souvent liée à la culture d’entreprise : le système de pointage horaire est un peu plus présent dans l’industrie que dans les services tertiaires.
Parfois mal perçue, la badgeuse est pourtant un outil simple et fiable pour comptabiliser les temps de travail, surtout s’il est couplé à un logiciel de gestion des temps.
Les badgeuses se modernisent et deviennent virtuelles pour répondre aux attentes de nouvelles populations. Grande entreprise, établissement public, PME : toutes les organisations sont susceptibles d’utiliser une pointeuse horaire.
Pourquoi mettre en place une badgeuse ?
La pointeuse est un système de déclaration de présence, qui permet de collecter les heures d’arrivée et départ de vos collaborateurs et d’identifier le cycle horaire sur lequel ils travaillent, en parallèle du suivi de planning (travail de nuit, en 3/8, etc.)
Le système de badgeuses est nécessairement couplé à un logiciel de gestion des temps pour un suivi RH unifié. Lors d’un pointage, les données sont remontées et centralisées dans le logiciel RH pour devenir une solution simple et fiable de suivi des temps de travail.
LES AVANTAGES DE LA BADGEUSE
Pour le collaborateur, le pointage permet une totale transparence sur le suivi de ses heures. Il pourra consulter, directement depuis la badgeuse ou depuis son espace dédié :
- ses débits-crédits,
- le cumul d’heures mensuel, hebdomadaire ou journalier,
- son planning,
- les éventuelles anomalies de pointage,
- les compteurs associés (primes, etc.),
- ses droits et ses demandes d’absences.
Pour les gestionnaires RH, le système de pointage, en plus d’être sécurisé et infalsifiable, s’adapte totalement aux règles de gestion de l’entreprise. Cette solution fiabilise les temps de travail et permet de nombreuses actions comme :
- la visualisation globale des populations (présentes ou absentes) sur un ou des sites,
- l’automatisation des règles en paie (comme une prime de nuit ou de froid, les heures supplémentaires, ou la gestion des paniers)
- la réception d’alertes en temps réel,
- la consultation en temps réel, et la visualisation des personnes n’ayant pas de présence sur la journée à un temps donné ou le nombre de personnes affiliées à un service à un instant donné,
- l’assurance d’un contrôle de gestion plus fin avec des données fiabilisées
La badgeuse pour le décompte du temps de travail
La badgeuse en entreprise est une solution pérenne pour répondre aux obligations de décompte des temps de travail :
- Si le temps de travail est organisé avec des horaires individualisés ou différenciés par service, l’entreprise doit tenir un décompte quotidien de la durée de travail de chaque salarié. Ce décompte doit faire apparaître les heures de début, les heures de fin de chaque période de travail, les périodes d’interruption, les temps de pause et autres informations pertinentes.
Tous les mois, le salarié doit avoir sur son bulletin de paie ou dans un document annexe, les informations relatives aux heures supplémentaires, aux jours de repos compensatoires, aux remplacements, aux astreintes, et autres éléments utiles au décompte. - Quand les salariés sont soumis à une convention annuelle de forfait jours et peuvent organiser librement leur emploi du temps (un salarié cadre par exemple), l’entreprise doit fournir un document de suivi mentionnant les journées ou demies journées travaillées.
Badgeuse à touche, tactile ou virtuelle ?
Pour un système de pointage et de suivi des heures, il existe plusieurs outils possibles comme une badgeuse traditionnelle à touche, avec écran tactile ou dématérialisée sur ordinateur ou smartphone.
Voici quelques critères pour vous aider à choisir le type de pointeuse pour votre organisation :
- Quel sera l’environnement de la pointeuse ?
L’environnement de travail est difficile ou salissant (poussière, grand froid, rayonnement, etc.) ? Dans ce cas, optez plutôt pour une badgeuse à touches, un écran tactile pourra être sujet à des dysfonctionnements. La badgeuse peut être utilisée pour changer des imputations ou des services à la volée directement sur le poste de travail (par exemple : « je travaille maintenant au poste assemblage dans le service production »). Si vos collaborateurs occupent un poste administratif, il sera sûrement plus simple et attractif pour eux d’utiliser une pointeuse virtualisée accessible depuis leur ordinateur.
- Quel sera le profil des utilisateurs ?
Si les utilisateurs ne sont pas très à l’aise avec l’informatique ou n’ont pas la possibilité d’accéder facilement à un ordinateur, une badgeuse physique sera sûrement la meilleure solution. Si le salarié occupe un poste itinérant, pourquoi ne pas lui donner la possibilité de badger depuis son téléphone mobile ?
Pour faciliter l’acceptation d’une badgeuse, choisissez la méthode de badgeage la plus adaptée aux situations des travail. Une pointeuse virtualisée sera particulièrement appréciée des populations de bureaux.
- Quel sera l’emplacement des badgeuses ?
Réfléchissez au nombre de pointeuses et à leur localisation par rapport aux entrées / sorties pour éviter des effets de foules aux heures de pointe. Il n’existe pas de calcul optimal pour convenir du nombre de badgeuses selon le nombre d’employés, mais un consultant saura vous aider à optimiser l’implantation des pointeuses.
- Quel seront les fonctionnalités de votre badgeuse ?
Le choix d’une badgeuse est aussi lié aux fonctionnalités que vous souhaitez ouvrir à vos salariés : notifier la prise de poste, saisir une mission, consulter le planning du jour, visualiser ou poser des congés ou simplement badger des heures de travail ? Pour les personnes n’ayant pas d’ordinateur professionnel, une badgeuse placée en salle de pause permet d’accéder à son self-service salarié pour digitaliser certains services RH courants comme la consultation de plannings ou la pose de congés.
5 conseils de mise en place
1. Listez tous vos besoins dans un document unique
Le cahier des charges recense toutes les questions liées à la mise en place d’une badgeuse. Quelques exemples de questions à aborder :
- Pourquoi souhaitez-vous mettre en place des pointeuses ? Quels sont vos besoins exacts ?
- Quel type de badgeuse souhaitez vous mettre en place ? Écran tactile ou badgeuse virtuelle et accessible via l’espace salarié ?
- Si vous souhaitez une pointeuse physique, visualisez le nombre de badgeages qui seront effectués (quels pics ? quel nombre à quels moments ?) et quel sera l’emplacement optimal pour les terminaux afin de ne pas créer d’effets de foule (il faut remarquer qu’avec un pointage virtuel, ce genre de considération ne se posera pas).
2. Définissez des règles de gestion claires pour le badgeage
Il est impératif de définir les règles de gestion propres à votre entreprise :
- Il est possible d’effectuer des corrections de pointage. Par exemple, un employé badgeant à 09h04 verra son heure d’arrivée ramenée à 09h00 si la règle de pointage l’explicite. Vous conserverez une trace du badgeage réel.
- Il est aussi possible de fonctionner avec un système de débit / crédit d’heures. Un employé badgeant à 09h04 aura un compteur à -4 minutes, et si le temps de travail n’est pas rattrapé en fin de semaine, une alerte sera déclenchée.
- Quelle sera votre politique concernant la gestion des heures supplémentaires ? Un employé badgeant à 17h30 au lieu de 17h aura-t-il automatiquement une demie-heure supplémentaire en paie ? Souhaitez-vous mettre en place un système d’alerte sur les pointages hors plage avec validation du manager ou des services RH ?
3. Données personnelles et RGPD ?
Pour la mise en place d’un système de pointage, il n’est plus obligatoire de faire de demandes à la CNIL via le formulaire « Norme simplifiée n°42 ». Depuis le 25 mai 2018, la plupart des formalités auprès de la CNIL disparaissent en contrepartie de la responsabilité des entreprises à se conformer à la RGPD.
4. Informez les représentants du personnel
Les représentants du personnel doivent être informés de la volonté de l’entreprise avant la mise en place de pointeuses. Une note de service informant l’ensemble de vos salariés doit être diffusée après l’installation. Elle comprend :
- les finalités poursuivies,
- la base légale du dispositif,
- les destinataires des données issues du dispositif,
- la durée de conservation des données,
- le droit d’opposition pour motif légitime,
- les droits d’accès et de rectification,
- et la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
5. Communiquez pour accompagner le changement
La gestion du changement est une des clés pour réussir votre projet. Elle repose sur 3 piliers : communication interne, implication des collaborateurs et formation.
