La phase de choix d’une solution de gestion des temps se compose de 2 étapes : l’identification des besoins, consignés dans un cahier des charges abordé dans la première partie de cet article, et l’étude des solutions du marché, par l’organisation d’un appel d’offres, que nous abordons ici.
L’APPEL D’OFFRES DE SOLUTIONS DE GESTION DES TEMPS
Une fois le cahier des charges rédigé et validé en interne, le moment est venu de lancer l’appel d’offres.
Certes, mais comment ? À qui ?
Autant la fonction publique peut s’appuyer sur des plateformes officielles en ligne pour publier des appels d’offres, mais cela est bien moins structuré dans le secteur privé.
On peut alors s’adresser directement aux éditeurs. Mais attention les délais jouent un rôle crucial.
Un appel d’offres est organisé en plusieurs phases à compter de la transmission du cahier des charges. Les éditeurs et l’entreprise acheteuse sont tous deux sollicités :
- Prise de contact et transmission du cahier des charges [ACHETEUR]
- Prise de connaissance du cahier des charges, du calendrier du projet, et du planning de l’appel d’offres [EDITEURS]
- Phase d’échanges ou questions/réponses, permettant aux éditeurs d’éclaircir ou creuser certains points du cahier des charges [ACHETEUR & EDITEURS]
- Analyse et conception d’une maquette [EDITEURS]
- Chiffrage, formalisation et transmission de la proposition [EDITEURS]
- Étude et comparatif des dossiers de candidature [ACHETEUR]
- Sélection des éditeurs pour une soutenance [ACHETEUR]
- Planification des soutenances [ACHETEUR & EDITEURS]
- Déroulé des soutenances [ACHETEUR & EDITEURS]
- Sélection d’une éventuelle short-list [ACHETEUR]
- Soutenances complémentaires [ACHETEUR & EDITEURS]
- Négociations [ACHETEUR & EDITEURS]
- Choix de la solution [ACHETEUR]
Toutes ces étapes prennent plus ou moins de temps en fonction du nombre d’éditeurs sollicités. Mais le nombre d’étapes reste important et un délai suffisant doit être alloué à chaque étape.
Les éditeurs ont besoin de temps pour prendre connaissance du cahier des charges, évaluer la faisabilité et la concordance avec leur solution, annoter et soulever des questions. A cette étape, des profils commerciaux et techniques sont sollicités. Il faut donc que les ressources puissent avoir le temps de se concerter.
Une phase d’échange est conseillée afin de lever les doutes, reformuler, éviter les incompréhensions et désamorcer les premières interprétations douteuses. Ces échanges peuvent être planifiés immédiatement et les modalités précisées dans l’appel d’offres ; ou à la demande. Faire l’impasse sur cette étape est la porte ouverte aux incompréhensions, non-dits, fausses routes, qui peuvent persister jusque tard dans le projet, bien après la contractualisation. C’est le donc le moment d’enfoncer les portes ouvertes, éviter une erreur de casting et une perte de temps pour les deux parties. Sachez bien que l’offre formalisée ne détaillera pas le fonctionnement prévu, et les soutenances filent à toute allure, ne permettant pas toujours d’aborder tous les sujets souhaités. Chaque moment d’échange est donc précieux.
L’analyse et la conception d’une maquette demandent aussi du temps et impliquent des ressources techniques et commerciales. L’objectif étant la présentation d’une solution un minimum personnalisée et adapté, permettant la meilleure projection possible et surtout en capacité démontrer les réponses aux cahiers des charges, à minima les points critiques. Le niveau de personnalisation dépendra grandement du délai alloué aux éditeurs. Pour des soutenances de qualité, le temps de préparation est donc déterminant.
Après la conception de la maquette, chaque candidat devra chiffrer son offre. Ce n’est pas l’étape la plus chronophage, mais les équipes techniques sont souvent mises à contribution pour éviter les excès d’optimisme commerciaux.
Enfin vous recevrez les offres. Il est temps d’en prendre connaissance, de les comparer, d’identifier les points saillants, les lacunes et avantages. Vous pourrez exclure certaines offres, ou les convier à une soutenance pour une démonstration. Ce sera le moment d’aborder les éléments soulignés et lever les ambiguïtés.
La planification des soutenances est un exercice plus délicat. L’enjeu étant de regrouper les démonstrations et donc faire coïncider les agendas de tous les acteurs, éditeurs ainsi que vos ressources internes.
Pensez que les soutenances demandent du temps et sont plus éprouvantes qu’il n’y parait, car vous serez passif, devrez être attentifs et surtout retenir un maximum d’informations dans un court délai.
Au cours de ces échanges, chaque éditeur se présentera, fera une démonstration de leur solution, devra convaincre de sa capacité à répondre au cahier des charges, et défendra sa méthodologie et son chiffrage. Il faut donc suffisamment de temps pour aborder tous les sujets sans être oppressé. Au minimum, comptez 2h30 à 3h. Un temps à multiplier par le nombre de soumissionnaires conviés bien entendu. Il est fortement conseillé d’inviter de futurs utilisateurs, managers, RH, gestionnaires paie, pourquoi pas IRP, à ces démonstrations pour avoir un maximum de points de vue. Autant de calendriers à faire coïncider. Notez que les soutenances peuvent avoir lieu en distanciel ou en présentiel, mais prenez en considération les temps de déplacement, les éditeurs étant souvent disséminés sur le territoire.
Bref, même si dans le cadre d’un appel d’offres les candidats s’efforceront de se plier au planning, des contraintes trop fortes, un calendrier trop rigide, un planning trop court peuvent être incompatibles, voire décourager des prétendants.
Arrivent les soutenances tant attendues, qui vont vous permettre de découvrir les différentes solutions, vous projeter et faire votre opinion. Prenez le temps de poser vos questions, de prendre des notes, de demander des précisions, des explications complémentaires, afin de permettre un comparatif facilité. N’omettez pas d’aborder la méthodologie projet, et le support, des sujets qui peuvent faire la différence.
C’est le moment du comparatif. La tenue d’un tableau permet d’opposer les jugements subjectifs aux critères objectifs, et tempérer les ardeurs. Veillez donc à définir en amont des soutenances les priorités et les critères, voire à les pondérer.
En fonction du nombre de candidats, une short-list pourra être une étape intermédiaire préalable à de nouvelles soutenances complémentaires.
POUR CONCLURE
Le processus d’appel d’offres et la conception de son cahier des charges sont très rythmés, et exigeants. Un mauvais tempo peut multiplier les risques, en faisant l’impasse sur des informations stratégiques de votre cahier des charges, ou en se privant d’éditeurs incontournables, voire l’absence de candidats à l’appel d’offres à cause d’un planning sous-estimé, ou de conditions trop rigides.
Prendre le temps pour en gagner est un conseil important dans les projets, tout particulièrement en GTA.
Pour finir, gardez à l’esprit que certaines périodes de l’année sont délicates pour les éditeurs, comme pour beaucoup d’entreprises :
- Les mois de juillet août sont synonyme de congés et baisse d’activité. Les ressources des éditeurs, comme vos ressources internes, sont diminuées, et les plannings moins malléables. Allonger le délai de consultation en période estivale est une assurance pour une prise en charge de votre appel d’offres dans les meilleures conditions.
- Le 01/01, cible de la majorité des projets de gestion des temps, est donc synonyme d’une très forte charge chez les éditeurs. Difficile aussi d’envisager des congés entre Noël et Nouvel An, dernière ligne droite des préparatifs, pourtant privilégiés pour des congés en famille. Si le 01/01 coïncide souvent avec une remise à zéro de nombreux compteurs et calculs, cela ajoute surtout une pression supplémentaire à toutes les parties prenantes déjà bien chargées. Un décalage de quelques semaines offre une bouffée d’oxygène au prix d’une reprise de compteurs.
Stephen LOZANO, Consultant AMOA , Temps d’Avance
