130 000 patients chaque année
Courlancy Santé, située dans le Grand Reims, se démarque par son excellence et son innovation en santé. Avec plus de 300 praticiens et 1 200 collaborateurs, le groupe assure des soins de qualité à environ 130 000 patients chaque année. Ses établissements comprennent 898 lits et places, répartis entre médecine, chirurgie, obstétrique, et soins de suite et réadaptation, témoignant de son engagement à offrir des soins médicaux sécurisés et de haute qualité. Intégrée au Groupe Saint-Gatien en 2019, Courlancy Santé renforce sa position de leader dans la santé privée.
Propos recueillis auprès de Valerie MUTREL, directrice de l’administration RH chez Courlancy Santé
Un contexte tendu
Notre projet de rénovation de la GTA a été déclenché par la renégociation de l’accord d’annualisation du temps de travail, qui a duré presque un an et s’est achevé en décembre 2022. Il consistait à passer d’une annualisation à un système de travail en cycles plurihebdomadaires, applicable dès janvier 2023. Le paramétrage du nouveau règlementaire en GTA ne pouvait démarrer sans l’accord finalisé. La solution Octime, utilisée depuis 2016, restait en place, mais nécessitait un nouveau paramétrage complet pour s’adapter au nouvel accord, tout en optimisant son utilisation. De plus, la situation s’est tendue avec l’annonce du départ de notre référente GTA, nécessitant son remplacement et un urgent transfert de compétences.
Ce n’est que 3 mois plus tard que nous avons finalement remplacé notre référente GTA. Le groupe a pris des mesures pour pallier l’absence de backups pour le rôle de référente GTA, en organisant une équipe de support pour une utilisation quotidienne efficace.
Une course contre la montre
Le défi principal était le temps. Après la signature de l’accord de travail en décembre, nous nous étions engagés à le retranscrire en GTA pour le 1er avril, mais avec effet rétroactif au 1er janvier. Cela signifiait que les heures supplémentaires devaient être recalculées. Les salariés étaient préoccupés par le risque de perte de leurs acquis compteurs de l’année précédente, dans le cadre d’un passage vers un système de remise à zéro annuelle. Gérer cette transition pour 1200 collaborateurs en conservant l’historique des données, tout en assurant le remplacement et le transfert de compétences de l’administrateur GTA était ambitieux, bien que nous soyons habitués à l’outil de GTA.
S’allier pour avancer
Face à cette complexité et à l’urgence de la situation, nous avons rapidement recherché un accompagnement externe. Une nécessité a été confirmée par l’éditeur Octime ainsi que par d’autres établissements du groupe Saint-Gatien auquel nous appartenons. Temps d’Avance a été choisi pour son expertise, sa capacité d’analyse de notre accord d’entreprise, et pour la valeur ajoutée qu’ils pouvaient apporter dans le transfert de compétences vers la nouvelle référente GTA.
Guidés par l’expérience, rassuré par le soutien
La transition a été facilitée par une chargée RH interne, qui connaissait déjà Octime et l’entreprise. Mais utiliser une solution de GTA et l’administrer sont deux choses différentes et demande des compétences différentes. La formation technique a été dispensée par Octime, complétée par un coaching métier de Sandrine et Laurent de Temps d’Avance.
« Utiliser une solution de GTA et l’administrer sont deux choses différentes »
Le nouveau paramétrage a significativement impacté la logique de gestion des temps, passant d’une annualisation à un système de cycles avec calcul des heures supplémentaires, ce qui a induit des changements de process. Dans ce contexte, Sandrine et Laurent ont pris en charge la saisie des innombrables cycles dans Octime, libérant notre équipe pour se concentrer sur leur cœur de métier. Cela démontre l’importance de disposer de ressources compétentes et efficaces pour mener à bien des tâches chronophages, mais essentielles pour le projet.
Ils nous ont également aidés à affiner les paramétrages, à concevoir des tableaux de bord, à effectuer les contrôles nécessaires, et à mettre en place des exports pour la paie, en prévision de son prochain remplacement.
L’aide de Sandrine et Laurent a été déterminante pour clarifier les points ambigus de notre accord et offrir une interprétation éclairée pour la mise en place des cycles de travail. Leur accompagnement a continué bien après la mise en production, avec un soutien continu et un coaching basé sur la connaissance de notre entreprise et de notre accord, assurant ainsi une transition en douceur et la réussite du projet de GTA.
« Ils connaissent notre entreprise, notre accord, notre contexte »
Le soutien de Temps d’Avance a été déterminant dans la réussite de notre projet de GTA. Leur expertise nous a guidés vers des méthodes et des réglages qui ont renforcé la précision et la transparence, au bénéfice de tous. La nature humaine de cet accompagnement a été un élément réconfortant et crucial dans les moments les plus difficiles. Le duo formé par Sandrine et Laurent était parfait : Sandrine avec son expertise sectorielle et Laurent avec sa maîtrise technique du logiciel. Leur capacité à clarifier les situations confuses était un réel atout.
Mon expérience avec Temps d’Avance a été très positive, et je n’hésiterais pas à les solliciter de nouveau. Ce qui a particulièrement marqué, c’est la disponibilité constante de l’équipe et la qualité des échanges, avec un petit clin d’œil à l’accent mémorable de Laurent.
Anticipation, et accompagnement, les clés du succès
Il est primordial de bien anticiper pour éviter la précipitation. Planifier le projet étape par étape et prévoir des marges suffisantes pour absorber les retards et imprévus. Notre expérience a montré qu’un projet de GTA sur 3 ou 4 mois est trop court, même sans changer de solution.
Éviter de centraliser les responsabilités sur une seule personne. Prévoir des backups, formés, pour les référents et administrateurs garantit la pérennité de la solution en cas d’absence prolongée ou de départ.
Enfin, je recommande vivement de se faire accompagner. Avoir de véritables experts à ses côtés permet de bénéficier d’un regard critique, une remise en question constructive, pour optimiser la solution, et avancer plus sereinement.
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