Cadrage projet : de quoi s’agit-il ?

Le cadrage, souvent associé à l’Accompagnement à Maitrise d’Ouvrage (AMOA), est la première étape cruciale de tout projet GTA et planification.

La Gestion du Temps et des Activités (GTA) est un processus essentiel pour toute entreprise. Elle permet de planifier, de suivre et d’optimiser le temps et les ressources de l’entreprise, afin d’atteindre ses objectifs. La mise en place d’une solution de GTA RH est un projet clé pour l’entreprise. Cela nécessite anticipation et planification afin de garantir son succès.

Le cadrage sert de fondation à toutes les phases ultérieures du projet. Il est essentiel pour définir les besoins et les objectifs du projet.

Les objectifs du projet peuvent être définis en fonction de l’activité de l’entreprise, de sa stratégie et de ses contraintes. Les objectifs du projet peuvent être de :

• • • Améliorer l’efficacité de la gestion du temps
    • Réduire les coûts
    • Améliorer la satisfaction des clients
    • Augmenter la productivité

Dans le contexte de la Gestion des Temps et Activités (GTA), le processus de projet peut être divisé en deux étapes majeures :

Collaboration avec l’éditeur

L’étape préliminaire, ou l’avant-projet d’un certain point de vue englobent le cadrage, la création du livre blanc (qui détaille les réglementations relatives à la gestion du temps et des activités), la rédaction du cahier des charges, et la consultation ou l’appel d’offres auprès des éditeurs.

Une fois cette étape franchie, le projet entre dans sa phase d’exécution avec l’éditeur. Cette phase comprend des étapes telles que les spécifications technico-fonctionnelles, le paramétrage, la recette (une étape critique), et enfin, le déploiement qui englobe la formation, le support et la gestion du changement (qui s’étend en réalité sur toutes les phases du projet).

OBJECTIFS

Un projet est une réponse structurée à un besoin ou à un problème identifié. La phase de cadrage est essentielle pour définir ces besoins avec précision. Voici les points clés de cette étape :

• Origine du projet : Les projets ne sont pas lancés sans raison. Ils peuvent découler d’une solution obsolète, d’une nouvelle orientation stratégique, d’un changement de métier, ou de l’intégration de nouvelles entités, entre autres.
• Objectifs vs besoins fonctionnels : Il est important de distinguer les objectifs généraux (par exemple, améliorer l’ergonomie) et les besoins fonctionnels spécifiques. Les objectifs servent de « règles d’or » et de fil d’Ariane tout au long du projet.
• Interconnexions et Interfaces : Il est essentiel d’anticiper l’intégration de la Gestion des Temps et Activités (GTA) dans le système informatique global de l’entreprise.
• Méthodes et processus : Avant de mettre en œuvre un nouvel outil, il est crucial de définir clairement les méthodes et processus existants. Cela permet d’assurer une transition en douceur et d’éviter des surprises en cours de route.
• Connaissance du Terrain : Ne pas supposer ou généraliser les besoins basés sur quelques retours. Une compréhension approfondie des usages réels et des méthodes utilisées à travers l’entreprise est nécessaire.
• Consultation des utilisateurs : Consulter les utilisateurs finaux pour comprendre leurs besoins réels peut changer la donne, car ils vivent les défis au quotidien. Cela permet d’éviter des malentendus et des déceptions ultérieures. C’est une première pierre dans la conduite du changement.
• Pondération des besoins : Tous les besoins ne sont pas égaux. Il est capital de les prioriser et de les pondérer pour s’assurer que les plus critiques sont abordés en priorité.
•  : Il faut savoir différencier un besoin réel et un simple souhait. Cette distinction aidera à gérer les attentes et à assurer que les ressources sont allouées efficacement.

En résumé, définir les besoins avec précision lors de la phase de cadrage est déterminant pour le succès d’un projet. Cela garantit que les ressources sont utilisées efficacement et que les attentes sont gérées correctement.

BUDGET

Lorsqu’il s’agit de projets, la finance joue un rôle crucial. Deux éléments clés sont à considérer : le budget et le R.O.I (Retour sur Investissement).

Budget

Il est difficile de donner un chiffre précis pour le budget car il varie en fonction de nombreux facteurs.

Le triptyque QCD (Qualité, Coût, Délai) est un outil utile pour équilibrer les priorités. Il est irréaliste d’espérer une solution rapidement mise en œuvre, de haute qualité et bon marché.

• Qualité : l’augmentation de la qualité augmentera inévitablement le coût et le délai.
• Coût : la réduction du coût réduira de facto la qualité, et influera sur le délai de mise en œuvre.
• Délai : la réduction du délai du projet augmentera le coût, et en diminuera assurément la qualité.

De votre budget dépendra donc la qualité de votre solution et le délai de mise en œuvre.

Le budget est également influencé par votre contexte bien entendu :  nombre de sites, de sociétés, nombre d’employés, complexité du réglementaire ou des process, et enfin fonctionnalités et options choisies.

R.O.I (Retour sur Investissement) :

Le retour sur investissement se compose de deux parties : quantifiable et non quantifiable.

• Quantifiable : Les gains de temps dans diverses opérations (comme la paie, la planification, etc.) peuvent être traduits en économies financières. Par exemple, réduire le temps de réalisation des paies, diminuer les heures supplémentaires, maîtriser les accords d’annualisation, réduire le recours à l’intérim, etc. Ces économies, lorsqu’elles sont bien calculées, peuvent offrir un R.O.I impressionnant.
• Non Quantifiable : Certains avantages, bien que non directement mesurables en termes financiers, ont une valeur immense. Par exemple, améliorer l’adéquation entre les besoins et les ressources peut augmenter la satisfaction client, ce qui est bénéfique pour l’entreprise. De même, réduire l’absentéisme et le turn-over, améliorer les processus, et d’autres avantages similaires a un impact positif sur l’entreprise. Un point non négligeable est le « risque de ne pas agir ». Si une solution devient obsolète et tombe en panne, les conséquences peuvent être désastreuses par exemple.

En conclusion, lors de la planification d’un projet de GTA, il est essentiel de bien définir le budget et d’évaluer le R.O.I potentiel. Cela nécessite une compréhension approfondie des besoins de l’entreprise et une évaluation précise des avantages attendus.

EQUIPE

Lors de la mise en place d’un projet SIRH et en particulier de GTA (Gestion des Temps et Activités) et planification RH, la constitution d’une équipe projet adéquate est primordiale. Cette équipe doit être guidée par un sponsor, souvent un membre de la direction, capable de prendre des décisions stratégiques, d’allouer le budget nécessaire et de comprendre les enjeux globaux du projet.

Rôles clés dans l’équipe projet :

• Sponsor : Représentant de la direction, il peut être le DRH, le directeur général ou même le DSI (Directeur des Systèmes d’Information). Son rôle est de définir les enjeux, les orientations et le budget. Il est essentiel de choisir le bon sponsor, bénéficiant d’une vision et d’une influence transversale, pour garantir le succès du projet.
• Chef de projet : Il est crucial que cette personne ait une solide connaissance de la gestion des temps. Un chef de projet purement informatique pourrait ne pas avoir la vision nécessaire pour un projet GTA, étant donné sa nature transversale.
• Contributeurs : Ils peuvent inclure le responsable de la paie (bien qu’il ne devrait pas être le chef de projet), des managers opérationnels, des employés et le service informatique. Chacun apporte une perspective unique et essentielle au projet.

Il est essentiel de comprendre que les RH et les opérationnels ont des visions et des contraintes différentes. Un projet GTA ne doit pas être perçu uniquement comme un collecteur d’éléments variables de paie (EVP). Il est donc essentiel d’avoir une équipe hétérogène pour couvrir tous les aspects du projet.

Anticiper la disponibilité et la charge de travail de chaque membre est crucial pour éviter les retards et garantir une mise en œuvre fluide. Un projet de GTARH et de gestion des plannings bien géré avec une équipe adéquate peut transformer la façon dont une entreprise gère son temps et ses ressources, optimisant ainsi ses opérations et sa rentabilité.

PLANNING

Éléments clés du planning projet pour une mise en œuvre réussie de GTA et gestion des plannings :

• Durée du projet : Bien que la plupart des projets durent 12 mois, certains peuvent s’étendre jusqu’à 36 mois en fonction de leur complexité.
• Ressources et disponibilité : Il est crucial d’anticiper et de réserver les ressources nécessaires pour chaque phase du projet. Les membres de l’équipe doivent être disponibles aux moments clés, tels que les spécifications, la recette et le déploiement.
• Contraintes saisonnières : Les périodes de congés de juillet/août ou mi-décembre à début janvier peuvent ralentir le projet. Il faut tenir compte des spécificités de votre secteur et des pics d’activité saisonniers (périodes de soldes, fêtes de fin d’année, haute saison touristique…)
• Mise en production : Il est essentiel de choisir une date réaliste pour la mise en production. Les dates comme le 1er janvier ou le 1er juin peuvent ajouter une pression inutile à l’équipe et à l’éditeur.

.En conclusion, un projet SIRH de GTA et planification des ressources humaines est l’un des projets les plus impactant et structurants pour une entreprise. Il affecte tous les services de l’entreprise. C’est un projet qui touche à la fois les RH, l’opérationnel et l’informatique. Sa nature transversale nécessite une coordination et une communication efficaces entre tous les départements concernés. Cela nécessite une planification soignée, une équipe dédiée et une compréhension approfondie des besoins de l’entreprise.

La GTA est l’outil le plus utilisé après la messagerie, impliquant tous les employés, managers, direction, et même les prestataires externes.

Une mise en œuvre réussie peut transformer la façon dont une entreprise gère ses ressources et optimise ses opérations.

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