Un règlement du temps de travail – le règles de temps de travail et d’absence – est essentiel pour bien gérer votre entreprise.
Pourquoi?
- Il définit le cadre de travail.
- Il développe la productivité.
- Il éclaire les collaborateurs sur leur droit et responsabilités.
- Il uniformise les règles pour tous les employés. Chacun a l’assurance que ses collègues sont soumis aux mêmes règles.
Qu’arrive-t-il à votre entreprise sans une politique de temps et de présence – ou dasn le cas d’une politique floue?
- Incapacité de votre entreprise à fonctionner sans interruption et à fournir un service cohérent
- Mauvaise expérience client
- Culture négative au sein des équipes qui regorge de ressentiment et de paranoïa
- Difficultés à confronter les employés face à leurs retards ou absentéisme
- Vulnérabilité à une action en justice
Quel que soit la forme d’entreprise, le secteur ou la localisation, vous avez besoin d’une politique de gestion des temps pour vos employés.
Et le télétravail ?
Maintenant, vous pouvez vous demander : Mais qu’en est-il des lieux de travail flexibles ? Vous pouvez penser que votre entreprise n’est pas suffisamment formelle et rigide pour justifier une politique de temps et de présence.
Et vous auriez tort. Ce sujet s’applique également à votre entreprise.
Les lieux de travail sont de plus en plus flexibles et moins formel. Un plus grand nombre d’employés travaillent à distance et sont répartis sur plusieurs sites et même différents fuseaux horaires.
La génération Y – désormais une grande partie de la main-d’œuvre – et la génération Z sont l’avenir. Les employés de ces générations sont demandeurs de flexibilité.
Pourquoi ?
- Ils ont un état d’esprit davantage 24h / 24 et 7j / 7 dans la mesure où le travail ne doit pas nécessairement se dérouler dans le cadre traditionnel de 9h-17h, tant qu’il est effectué à temps. Ils sont disponibles au-delà des heures normales de bureau, vérifiant et répondant fréquemment aux e-mails ou aux SMS.
- Ils ont tendance à préférer les congés payés à durée indéterminée pour accorder plus de temps aux obligations familiales, profiter de plus de possibilités de voyage et même s’engager dans des activités de bénévolat – tant que le travail est fait, bien sûr.
C’est parfaitement acceptable. Si votre type d’entreprise s’aligne sur une approche flexible, cela peut faire de vous une entreprise extrêmement attrayante pour laquelle travailler et vous donner un avantage dans la rétention des employés à long terme.
Cependant, vous avez toujours besoin d’une politique de temps et de présence afin de:
- Établir des règles de base
- Définir les attentes des employés
- Traiter tous les employés équitablement
- Protéger votre entreprise contre toute action en justice au nom des employés
Même si les lieux de travail évoluent pour devenir plus flexibles, distants et distribués, vous devez avoir certains paramètres en place. En effet, le risque d’abus de votre entreprise est plus important. Vous devez être en mesure de recadrer des employés lorsque cela est demandé. Il est difficile de le faire lorsque votre politique est ambiguë et n’est pas indiquée par écrit.
Votre politique de temps et de présence peut être aussi détaillée et stricte, ou générale et souple que vous le souhaitez – mais
- il faut que ce soit clair.
- Il doit être consultable par les employés (dans un manuel de l’employé ou affiché dans un endroit bien en vue afin que les employés sachent qu’il existe).
- tout le monde doit y adhérer.
- les normes de performance doivent être respectées.
Alors, comment allez-vous créer une telle politique? À quoi devrait-il répondre?
Heures de travail
Vos heures officielles sont les jours de la semaine et la durée de chaque jour où vos employés doivent être présent ou disponibles pour travailler s’ils travaillent à distance.
Cela vous concerne si :
- Votre entreprise est ouverte au public
- Les employés interagissent directement avec des clients
- Votre entreprise a d’autres exigences ou processus de travail qui exigent que les employés travaillent ensemble à des moments précis.
Sinon, si vous êtes flexible, dites-le. Par exemple, indiquez clairement si les employés sont autorisés à:
- Partir lorsque leur tâches sont achevés
- Définir leur propre horaire
- Travaillez à distance
Si vous vous attendez à ce que les employés soient disponibles par téléphone, e-mail ou SMS en dehors des heures de travail, cela doit également être communiqué. Ceci est particulièrement important pour toutes les heures des employés.
Retards
Cela concerne les employés qui arrivent en retard lorsque les horaires sont définies – sans aucune raison valable.
Dans votre reglement, clarifiez ces points:
- Quand vous considérez que les employés sont en retard et s’il y a un délai de grâce
- Procédures d’appel (avertir d’un retard imprévu ou demander une permission pour une visite chez le médecin par exemple ).
- Le processus disciplinaire
Absentéisme
Cela concerne les employés qui sont fréquemment absents, prennent des pauses trop longues, quittent le travail tôt sans autorisation ou ne badgent pas – également sans justificatif – dans un contexte d’horaires fixes.
Vous ne savez pas où sont ces collaborateurs ni sur leur activité la plupart du temps.
L’absentéisme excessif de tout employé est un gros problème , car il peut démotiver et nourrir le ressentiment parmi les autres employés qui ont l’impression de palier à son absence.
Dans votre politique, clarifiez ces points:
- Comment définissez-vous l’absentéisme
- La fréquence et la durée acceptables des pauses
- La procédure de pointage ou de remplissage des feuilles de temps
- Le processus disciplinaire
Congés (payés et non rémunérés)
Expliquez aux employés tous les congés payés dont ils bénéficient, ce qui peut comprendre:
- Nombre de jours de congés payés
- Périodes de congés autorisées
- Fractionnement
- Minimums de congés annuels obligatoires
Assurez-vous également d’expliquer:
- Le processus de demande de congé, y compris les délais ou les restrictions (par exemple, faire des demandes de congés pendant les congés )
- Tout autre congé autorisé
- Tout congé non payé
- Tout justificatif requis pour les congés ou les absences
N’oubliez pas que les heures supplémentaires effectuées peuvent augmenter l’accumulation annuelle moyenne ou attendue.
Vérifiez également vos conventions collectives pour garantir leur conformité.
Canal de communication privilégié
Dites à vos employés comment vous avertir s’ils seront en retard ou absents. Préférez-vous un e-mail, un appel ou un SMS?
Comme mentionné dans la section précédente, vous devez également expliquer le processus de demande d’absence. Existe-t-il un portail RH ou un intranet d’entreprise où les employés peuvent le faire par voie électronique et indépendante? Ou préférez-vous que les employés vous demandent par e-mail, SMS ou de vive voix ?
De plus, de nombreuses entreprises utilisent des solution de gestion des congés en ligne pour aider les employés à partager facilement avec leurs collègues lorsqu’ils seront absents du bureau afin de mieux coordonner les horaires de travail.
Processus disciplinaire
Expliquez clairement ce qui se passe lorsqu’un employé enfreint le règlement. Votre objectif est de ne jamais surprendre un employé par une mesure disciplinaire.
Le processus disciplinaire progressif typique est le suivant:
- Avertissement verbal
- Avertissement écrit
- Mise à pied
- Licenciement
Évitez d’énumérer un nombre précis d’occurrences qui doivent se produire avant de passer à l’étape suivante. Les employés peuvent apprendre à détourner le système.
Par exemple, s’ils savent qu’ils peuvent être en retard exactement trois fois – sans encourir de conséquences – avant de recevoir un avertissement, qu’est-ce qui les empêche d’arriver tard ces deux premières fois ? Au lieu de cela, gérez cela au cas par cas, en tenant compte du rôle de l’employé et de son impact sur votre entreprise.
Vous devez également maintenir un dialogue avec vos employés sur les motifs de retard ou d’absentéisme. Si leurs raisons sont valables, soyez justes. Vous voulez vous assurer que vous répondez à un problème personnel, familial ou médical, peut-être sous la forme d’un changement d’horaire ou de planning.
Chaque fois que vous envoyez un avertissement à un employé, cela doit être documenté dans son dossier personnel. Ceci est crucial pour vous défendre en cas d’accusations.
Documentation politique
Votre politique de temps et de présence fait partie des nombreux types de politiques RH que vous devez documenter correctement .
Votre règlement doit être disponible pour employé par écrit – soit sur papier soit par voie électronique. Il devrait également être inclus dans votre livret d’accueil de l’employé, si votre entreprise en possède un.
Lorsque vos employés reçoivent une copie du règlement, vous pouvez leur demander de signer et de dater une reconnaissance qu’ils l’ont lu et compris. Le processus d’intégration est un moment opportun pour ce faire.
Votre capacité à démontrer que les employés sont conscients et acceptent votre politique de temps et de présence peut vous protéger pendant les procédures judiciaires.
L’application de la politique
Dès le début, précisez que ce règlement s’applique à tous les employés, y compris la direction.
Il est très important que les gestionnaires donnent l’exemple et appliquent la politique de haut en bas. Après tout, tout comportement de la direction qui viole la politique accorde aux employés la permission tacite d’agir de la même manière. Il leur dit que l’entreprise ne prend pas vraiment la politique au sérieux.
L’examen des pointages et des feuilles de temps est un moyen simple de surveiller le comportement des employés – ainsi que les plannings d’absence mentionnés précédemment. Toutes ces options fournissent des preuves tangibles qui peuvent étayer une sanction ou un licenciement pour cause de retard excessif ou d’absentéisme.
Attention cependant à la microgestion. Ne donnez pas aux employés l’impression que vous êtes toujours tapi par-dessus leur épaule, en regardant chacun de leurs mouvements. En tant que chef d’entreprise, vous avez de meilleures choses à faire. Et cela va saper le moral et donner envie aux gens d’arrêter.
Cela est également vrai pour les employés distants. Par exemple, si vous leur dites qu’ils doivent être connectés aux systèmes de l’entreprise pendant au moins X heures par jour, cela peut être arbitraire et susciter du ressentiment. Ce n’est pas parce qu’ils ne sont pas officiellement connectés qu’ils ne fonctionnent pas.
L’application d’une politique de temps et de présence se résume vraiment à la confiance et au respect . Supposons que vos employés agissent comme les professionnels qu’ils sont.
Enregistrez vos principaux efforts de surveillance lorsque le rendement au travail diminue, que d’autres employés partagent des préoccupations ou que vous êtes témoin d’un comportement contraire à la politique qui vous met en alerte.
Une législation à suivre
Il est essentiel de revoir votre politique de temps et de présence au moins une fois par an pour vous assurer qu’elle est conforme aux lois et réglementations nationales, et conventionnelle.
Surtout si vous avez plusieurs bureaux, ignorer le fait que les lois peuvent varier selon la région ou la convention applicable.
Pour résumer
Un règlement du temps de travail est essentiel, mais pour le rendre efficace et applicable, il doit être:
- Rédigé et reconnu par les employés
- Complet
- Aussi clair et précis que possible
- En harmonie avec la culture de votre lieu de travail, le type d’entreprise, les processus de travail et l’industrie
- En conformité avec le code du travail et la convention collective
- Encourager la confiance et le respect mutuels
Source : https://www.insperity.com/blog/time-and-attendance-policy/
