Parmi les modules proposés par les applications de GTA (gestion des temps, plannings et activités), le suivi des activités a un rôle essentiel à la fois pour contrôler les compétences sur les tâches, mais aussi pour prévenir les pertes de compétences et habilitations.
Comment s’articule la gestion des compétences entre la gestion des plannings et le suivi des activités ?
Le module de planification construit des plannings en prenant en compte les compétences et qualifications des collaborateurs, en fonction de la charge et des tâches à réaliser. Ce qui veut dire qu’au préalable, les compétences requise pour réaliser une opération donnée ont été cartographiées. Mais entre ce qui est planifié et ce qui est réalisé, il peut y avoir des écarts, ne serait-ce que pour gérer les imprévus du quotidien. Par ailleurs, tous nos clients n’utilisent pas forcément un module de planification. C’est donc là que va intervenir le suivi d’activité.
En quoi plus précisément ?
Le suivi d’activité est assez souvent utilisé pour contrôler les compétences en phase d’exécution. C’est une situation fréquente en milieu industriel. Un opérateur se voit confier un ordre de fabrication à réaliser, ou une opération d’un ordre de fabrication. Quand il s’affecte sur cette activité, la solution va contrôler qu’il a bien les compétences nécessaires à sa réalisation. Ce contrôle peut s’effectuer à plusieurs niveaux. L’opérateur a-t-il bien les compétences requises pour cette opération par elle-même ? A-t-il les habilitations pour travailler sur cet équipement en particulier ? Ces contrôles sont souvent demandés dans des approches ISO9001, dans des domaines où la conformité des compétences est critique (aéronautique, équipement électrique, pharmaceutique…), ou encore dans des secteurs avec des risques sécuritaires (chimie, nucléaire, salles blanches…).
Mais ce contrôle de compétence peut aussi être plus poussé. Nous sommes par exemple amenés chez certains clients à contrôler des opérations de parrainage. Un collaborateur aura par exemple besoin pendant un certain temps du parrainage d’un autre opérateur. On contrôlera à la fois la séquence opérateur/parrain et les compétences des deux.
Il nous arrive également de coupler ce contrôle de compétences avec un processus métier. L’exemple classique est celui d’une tâche dont le mode opératoire a changé récemment. L’opérateur a bien la compétence requise, mais nous allons détecter que c’est la première fois qu’il travaille sur cette version de la tâche, et nous lui demanderons par exemple de lire une procédure d’exécution et de confirmer qu’il l’a bien lue.
Au final tous ces contrôles garantissent que les opérations sont réalisées dans le respect des compétences et habilitations requises, ainsi que des procédures qualité et sécurité de l’entreprise, tout en assurant une parfaite traçabilité.
Justement, en quoi cela contribue-t-il à améliorer la traçabilité ?
Toutes les activités des opérateurs sont historisées. Il est donc facile de retrouver qui a travaillé sur un projet, une tâche, une opération, un équipement etc…. En cas d’audit ou de problème qualité, on a toutes les informations horodatées et détaillées sur qui a fait quoi, afin de vérifier que les compétences requises pour cette opération ont bien été respectées et contrôlées.
En quoi le suivi d’activité apporte-il une aide pour suivre les compétences et anticiper des pertes d’habilitations ?
L’acquisition d’une compétence résulte assez souvent d’une action de formation et d’accompagnement. Cet accompagnement – le parrainage par exemple – peut facilement être mesuré et objectivé par le suivi d’activité. Le maintien de la compétence est souvent conditionné par un temps de pratique minimum sur une période pour une activité donnée. Si vous n’avez pas travaillé sur cette tâche un certain nombre d’heures dans un trimestre par exemple, vous risquez de perdre la compétence. La gestion des plannings vise à prévenir cette situation, c’est d’ailleurs un critère assez souvent pris en compte pour faire tourner les personnes sur les activités où elles ont un risque de perte de compétence ou d’habilitation. Le suivi d’activité va lui enregistrer le temps réellement passé sur ces opérations qui peut être différent du temps planifié. Ceci permettra 2 choses : en cas d’audit, ces temps enregistrés feront foi pour démontrer que les règles de maintien ou de renouvellement des compétences ont été respectées. Et cela facilitera aussi le suivi pour les managers puisque à tout moment ils pourront s’assurer des temps passés et déclencher une action si une personne risque de perdre une compétence.
Tout ceci sort un peu des finalités habituelles d’un suivi d’activité classique. Est-ce compliqué à mettre en œuvre ?
Finalement c’est assez transparent pour les utilisateurs. Dans la pratique, les compétences sont déjà cartographiées et codifiées chez nos clients. Je veux dire par là que les compétences requises pour la réalisation d’une activité nous sont assez souvent transmises par une application externe. Les contrôles par eux-mêmes sont simples sur un plan algorithmique et sont assez souvent binaires. Ils ne perturbent pas son quotidien car ils sont réalisés de façon transparente lors des déclarations d’activité. En résumé, à part les décisions à prendre en cas de situation anormale ou les éléments à extraire en cas d’audit, cela n’entraîne pas de gestion particulière pour les managers.
Jérôme Grispan – Directeur Produit chez Horoquartz
